RODO / GDPR COMPLIANT

Dla naszych Klientów B2B — Jesteśmy Podmiotem Przetwarzającym

1. Zakres powierzenia / Scope of processing

Na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA) zawartej z Klientem, HD Solutions przetwarza w imieniu Klienta:

• Dane kontaktowe klientów końcowych: imię, nazwisko, e-mail, telefon, adres
• Treści zgłoszeń: czaty, e-maile, tickety, notatki z rozmów
• Nagrania rozmów telefonicznych (jeśli Klient włączy nagrywanie i poinformuje klientów końcowych)
• Dane transakcyjne: numery zamówień, status płatności (bez pełnych danych kart — tylko ostatnie 4 cyfry jeśli przekazane)
• Dane logowania do narzędzi Klienta (Zendesk, Freshdesk, Intercom, itp.) w celu obsługi

Cel: Obsługa klienta w imieniu Klienta — odbieranie telefonów, odpowiadanie na e-maile i czaty, zgodnie z SLA Klienta.

2. Zobowiązania HD Solutions jako Procesora

• ✓ Przetwarzamy dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta (Administratora)
• ✓ Zapewniamy, że osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do zachowania poufności (NDA + szkolenie RODO)
• ✓ Wdrażamy środki bezpieczeństwa: szyfrowanie, pseudonimizacja, kontrola dostępu, 2FA, logi dostępu
• ✓ Nie zatrudniamy dalszych podwykonawców bez uprzedniej pisemnej zgody Klienta
• ✓ Pomagamy Klientowi wywiązać się z obowiązków wobec osób których dane dotyczą (prawo dostępu, usunięcia, itp.) — odpowiadamy w max 5 dni roboczych
• ✓ Po zakończeniu świadczenia usług — usuwamy lub zwracamy wszystkie dane osobowe zgodnie z decyzją Klienta, usuwamy kopie
• ✓ Udostępniamy Klientowi informacje niezbędne do wykazania zgodności z RODO, umożliwiamy audyty (po 14 dniowym powiadomieniu)
• ✓ W przypadku naruszenia ochrony danych — informujemy Klienta bez zbędnej zwłoki, max 24h

3. Środki bezpieczeństwa / Security measures

4. Transfer poza EOG / International transfer

Domyślnie dane przetwarzane są w EOG (Polska, Niemcy). Jeśli Klient używa narzędzi z transferem do USA (np. Zendesk, Intercom) — zapewniamy że dostawca ma Standard Contractual Clauses (SCC) i/lub jest w EU-US Data Privacy Framework. Na żądanie udostępniamy listę podwykonawców.

5. Czas przetwarzania / Duration

Przez czas trwania umowy BPO + 30 dni na zwrot/usunięcie danych. Logi dostępu i korespondencja dot. RODO — 3 lata. Nagrania rozmów — max 90 dni (chyba że Klient ustali inaczej). Dane księgowe — 5 lat.

6. Umowa Powierzenia (DPA) — jak ją dostać?

7. Kontakt RODO

Inspektor Ochrony Danych / Kontakt RODO:
E-mail: info@hdsolutions.com.pl (temat: RODO)
Tel: +48 512 432 608
Odpowiedź: max 30 dni (dla osób których dane dotyczą), max 5 dni roboczych (dla Klientów B2B — pomoc w realizacji praw)

8. Podstawa prawna przetwarzania przez Administratora

Administrator (nasz Klient) powinien mieć podstawę prawną do przetwarzania danych swoich klientów końcowych i powierzenia ich nam — zazwyczaj: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b), prawnie uzasadniony interes (lit. f), lub zgoda (lit. a). Administrator informuje swoich klientów końcowych o powierzeniu danych do HD Solutions w swojej polityce prywatności.